„Der größte Feind des Wissens ist nicht Unwissenheit, sondern die Illusion, wissend zu sein.“ Stephen Hawking

„Der Fortschritt der Technologie basiert darauf, sie so anzupassen, dass man sie nicht einmal wirklich bemerkt, dass sie also Teil des täglichen Lebens ist.“ Bill Gates

Sichern Sie Ihr Wissen in einer unternehmensinternen Datenbank. Ich empfehle Ihnen, ein Wiki anzulegen, das in unterschiedlichste Bereiche gegliedert ist, beispielsweise Organigramm (Who is who im Unternehmen mit Kontaktdaten), Software-Tools (Übersicht, Anleitungen und Zugänge), Marketing (Ansprechpartner/‑innen, Kampagnen, Corporate Design, Style Guide etc.), Prozesse für den Arbeitsalltag im Team (Übersicht, Anleitungen, Ansprechpartner/‑innen etc.), vergangene Projekte usw.

Sie müssen nicht alles auf einmal erstellen, sondern können heute schon damit beginnen, dass alle im Unternehmen ihr Wissen für 30–60 Minuten am Tag in einer einheitlichen Struktur (Template erstellen!) im Wiki hinterlegen, katalogisieren oder aktualisieren.

Allgemein gilt: Der Wissensstand im Unternehmen über Abläufe, Marketingmaßnahmen, die Kundschaft und Tools sollte nicht an einzelne Personen, sondern an Teams gebunden und bestenfalls für andere Teams nachvollziehbar sein. Das setzt auch flache Hierarchien voraus, damit das Wissen mit allen im Team geteilt wird – außer, es handelt sich um datenschutzrechtlich sensible Informationen.

Was laufende und zukünftige Projekte angeht: Wenn nicht genügend zeitliche Ressourcen vorhanden sind, um alle Projekte mit allen zu teilen und zu diskutieren, sollte die Arbeit stets nachvollziehbar dokumentiert werden. Im Falle von Abwesenheiten können andere reibungslos ein Projekt weiterführen. Als Projektmanagement-Tools empfehle ich (je nach Unternehmensgröße) Jira, Trello oder Asana.

Damit schaffen Sie stets aktualisierte Projekt- und Wissensdatenbanken, auf die alle Mitarbeiter/‑innen und Neuzugänge mit einer intelligenten Suchfunktion zugreifen können. Es können auch Berechtigungen für unterschiedliche Bereiche vergeben werden, wenn beispielsweise sensible Unternehmensdaten (Produktinnovationen, geplante Projekte etc.) eingespeist werden. Wer mehr finanzielle Mittel zur Verfügung hat, kann auch KI (künstliche Intelligenz) in das System integrieren. Vergessen Sie nicht Ihr Back-up-System und die Software-Sicherheit in Ihrem Intranet.

Tools und Services hierfür gibt es für jede Unternehmensgröße – fragen Sie Ihren Systemadministrator, beauftragen Sie ein IT-Unternehmen oder gehen Sie selbst auf die Suche.

Wenn Sie Ihr Knowledge Management erfolgreich implementiert haben, liegt es an Ihren Mitarbeiter/‑innen, dem neuen System Leben einzuhauchen.

„If you think it’s expensive to hire a professional to do the job, wait until you hire an amateur.“ Red Adair

Sich selbst und sein Team zu schulen, erfordert ein gewisses Knowhow. Nicht ohne Grund gibt es Learning-Expert/‑innen, die es schaffen, dem Auditorium komplizierte Sachverhalte unterhaltsam in verständlichen, leicht zu verdauenden Häppchen zu servieren.

Wer das nicht glaubt, sei an die eigene Schulzeit erinnert. Wenn Sie beispielsweise Ihrem Team ein neues Tool erklären möchten, dann schalten viele ab, wenn Sie einen zweistündigen Monolog mit langweiligen Präsentationsfolien halten. Eine monotone Stimmlage kann außerdem zu einem schnelleren Tiefschlaf unter den Zuhörer/‑innen führen. Folglich bleibt jegliche Begeisterung für ein möglicherweise sehr hilfreiches Tool aus, wenn sie nicht in der Schulung spür- bzw. erlebbar ist.

Demzufolge sollten Sie sich selbst im Thema „Learning“ bzw. „Präsentation“ schulen, bevor Sie das an Ihrem Team ausprobieren und das Gegenteil von hoher Energie und Spannung erzeugen. Die externe Expertise sollte von jemandem kommen, der oder die selbst erfolgreich Seminare und Coachings durchführt und Erfahrung im Lernbereich mitbringt – einem Profi.

Im nächsten Schritt sollten Sie einzelne Mitglieder Ihres Teams zu (externen) Fortbildungen motivieren. Wenn die unternehmensinternen Kommunikationsstrukturen und die Learning-Kultur optimiert sind, dann lohnen sich (für einen Blick über den Tellerrand und neue Impulse) externe Fortbildungsmaßnahmen einzelner Mitarbeiter/‑innen für das ganze Business.